Wunsch nach elektronischen Dokumenten wächst
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Sieben Ordner trennen die Deutschen noch von einem papierlosen Arbeitszimmer. Denn genau so viele Ordner gefüllt mit Rechnungen, Schriftverkehr oder Steuerunterlagen hat jeder Bundesbürger im Schnitt zu Hause stehen. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben.
Doch der Wunsch nach elektronischen Dokumenten wächst: Knapp jeder dritte Internetnutzer (29 Prozent) möchte persönliche Dokumente wie Rechnungen und Verträge am liebsten als E-Mail zugeschickt bekommen. Gegenüber 2013 hat sich der Anteil damit verdoppelt, damals bevorzugten nur 15 Prozent elektronische Dokumente. Ebenfalls gestiegen ist die Zahl derjenigen, die Dokumente, die sie auf Papier erhalten, selbst digitalisieren. Jeder Vierte (25 Prozent) scannt oder fotografiert regelmäßig Papierdokumente, um sie digital zu speichern. 2013 betrug der Anteil erst 15 Prozent.
„Mit mobilen Scanner-Apps für das Smartphone können Privatnutzer ihre Dokumente einfach und schnell digitalisieren und auch leistungsfähige Scanner mit Einzelblatteinzug sind längst für Privatnutzer erschwinglich“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. „Das Scannen schafft nicht nur mehr Platz im Regal. Die digitale Speicherung von Dokumenten bietet auch den Vorteil, dass Dokumente sicher aufbewahrt, verschlagwortet und intelligent organisiert werden können.“
Jeder Vierte speichert Dokumente digital
Inzwischen verwaltet jeder vierte Bundesbürger (28 Prozent) Dokumente digital. Die große Mehrheit (90 Prozent) von ihnen legt Dokumente dafür auf der Festplatte des PCs oder Laptops ab. Bereits jeder Zweite nutzt Online-Cloudspeicherdienste wie Dropbox, iCloud oder Microsoft OneDrive. Knapp jeder Dritte (30 Prozent) verwendet externe Datenträger wie USB-Sticks, CDs oder eine externe Festplatte.
Gleichzeitig geht der Anteil der Bundesbürger, die an der Zettelwirtschaft hängen, zurück. Sieben von zehn Internetnutzern (69 Prozent) bevorzugen weiterhin Dokumente auf Papier, 2013 lag der Anteil noch bei 81 Prozent. Für viele sind Sicherheitsbedenken der Grund. 4 von 10 (44 Prozent) bevorzugen Papierdokumente aus Angst, dass Fremde bei der digitalen Übertragung auf die privaten Dokumente zugreifen könnten. Jeder Fünfte (20 Prozent) befürchtet, dass Dokumente bei der elektronischen Übertragung verloren gehen. Mehr als jeder Vierte (27 Prozent) sorgt sich, dass digitale Dokumente nicht dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzen wie Papierdokumente. Biffar: „Digitale Rechnungen und Verträge besitzen in den allermeisten Fällen denselben Stellenwert wie ein Papierbeleg. Unternehmen, aber auch Verwaltungen, Behörden und Ämter müssen hier noch für mehr Aufklärung sorgen – und einheitlich und konsequent auf elektronische Dokumente umstellen.“
Selbst diejenigen, die ihre Dokumente digitalisieren, setzen häufig zusätzlich auf Papier. Mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent), die regelmäßig Papierdokumente einscannen oder abfotografieren, bewahrt die Papieroriginale danach sicherheitshalber trotzdem auf. Ein Drittel (35 Prozent) wirft manche Papierdokumente nach dem Scannen weg und hebt die wichtigsten weiterhin auf. Bei lediglich 8 Prozent landen alle Papierdokumente nach dem Einscannen im Altpapier.
Beschäftigungsschub in der ECM-Branche
Das steigende Interesse von Privatnutzern, aber auch von Unternehmen an Lösungen rund um die Digitalisierung von Dokumenten sorgt auch weiter für gute Geschäfte bei den Anbietern. Nach dem aktuellen ECM-Barometer rechnen acht von zehn Unternehmen (84 Prozent), die Lösungen rund um Enterprise Content Management (ECM) anbieten, in diesem Jahr mit steigenden Umsätzen. 11 Prozent sagen stabile Erlöse voraus und nur 5 Prozent befürchten einen Umsatzrückgang. Damit erreicht der halbjährliche ECM-Branchenindex des Digitalverbands Bitkom einen Wert von 78 Punkten. „Von der Landwirtschaft hin zum Handwerk setzen Unternehmen aus allen Wirtschaftsbereichen verstärkt darauf, die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse voranzutreiben.
Entsprechend steigt die Nachfrage nach Software und IT-Beratung, die sie bei dieser Umstellung unterstützen“, sagt Biffar. Erfreuliche Folge der optimistischen Geschäftsprognosen ist ein kräftiger Beschäftigungsschub: Acht von zehn ECM-Anbietern (78 Prozent) möchten bis Jahresende zusätzliche Mitarbeiter einstellen – ein Anstieg um fast 50 Prozent im Vergleich zum Vorjahr (2016: 54 Prozent). 16 Prozent rechnen mit einer gleich bleibenden Beschäftigtenzahl, nur 5 Prozent müssen voraussichtlich Stellen abbauen.
Das Digital Office auf der CeBIT 2017
Noch bis zum 24. März findet die CeBIT in Hannover statt. In der „Digital Office Area“ (Halle 3 Stand B17) steht der Digitalverband Bitkom Messebesuchern zu aktuellen Themen rund um das digitale Büro Rede und Antwort. Beim kostenfreien Live-Benchmarking können Unternehmen herausfinden, wie es um den eigenen Digitalisierungsgrad steht.
