E-Invoicing könnte Kosten massiv senken
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In Deutschland werden Schätzungen der Bundesregierung zufolge jährlich rund 32 Milliarden Rechnungen ausgetauscht, zu über 90 Prozent in Papierform.1 Das sind bei einer Seite pro Rechnung rund 144.000 Tonnen Schreibpapier, was der Ladung von etwa 48 kompletten Güterzügen entspricht2. Das Einsparpotenzial für das Ausdrucken, Versenden, Frankieren und den entsprechenden Empfangsprozess geht allein in Deutschland in die Milliarden Euro pro Jahr. Dennoch liegt der Anteil elektronischer Rechnungen aktuell noch im einstelligen Prozent-Bereich.
„Daher suchen immer mehr Unternehmen nach Möglichkeiten, Rechnungen elektronisch zu stellen, zu übertragen und zu verarbeiten. Dieses ‚E-Invoicing‘ senkt Kosten signifikant“, sagt Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann, Leiter der Kompetenzgruppe E-Commerce im eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. Eine Umfrage unter mittelständischen Unternehmen der Wirtschaftsjunioren Deutschland e. V. zeigt, wieviel es noch zu tun gibt: Nur 9 Prozent der Unternehmen versenden ausschließlich elektronische Rechnungen, 37 Prozent benutzen nur die Papierform und 48 Prozent versenden Rechnungen teils elektronisch und teils auf Papier.
Europäische Standards für E-Invoicing entstehen
Für papierlose Rechnungen verbreitet und gebräuchlich sind zurzeit PDF-basierte Lösungen. Größere Unternehmen nutzen den internationalen Standard EDIFACT. Branchenlösungen sind ebenfalls etabliert, etwa der Standard VDA 4938 des Verbandes der deutschen Automobilindustrie (VDA). Ein Vorschlag für hybride Rechnungen ist das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). In hybriden Rechnungen sind die Daten in zwei Komponenten gespeichert, in strukturierter Form als XML-Daten und parallel als direkt lesbare ikonische PDF Daten.
„Damit die digitale Transformation im E-Invoicing gelingt, ist es notwendig, auf europäischer Ebene offizielle und damit verlässliche Standards zu definieren. Auf deren Basis lassen sich offene Systeme konstruieren, mit denen elektronische Rechnungen universell erstellt, übertragen, empfangen, verarbeitet und archiviert werden können“, so Hofmann weiter. Ein europaweit einheitliches System sollte Insellösungen einzelner Branchen und Unternehmen möglichst bald ablösen.
Vier Gründe, warum Unternehmen jetzt auf elektronische Rechnungen setzen sollten:
- Kosten: Elektronische Rechnungen senken gegenüber Papierrechnungen im Unternehmen Kosten für Ausdruck, Papier, Kuvertierung und Frankierung
- Prozessvorteile: Mit papierlosen Rechnungen gelingt die Fakturierung sicherer und schneller, auf den Mittelstand zugeschnitten sind hybride Rechnungsformen wie ZUGFeRD, die PDF und XML-Daten vereinen
- Zukunftssicherheit: Derzeit entsteht mit CEN TC 434 ein offizielles europäisches Format. Entsprechend EU-Direktive 2015/55/EU müssen öffentliche Verwaltungen in der EU ab November 2018 E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten können
- Ökologischer Beitrag: Bis zu 250.000 Tonnen Schreibpapier lassen sich in der EU einsparen, das entspricht der Ladung von über 80 kompletten Güterzügen
Die Situation der digitalen Rechnungen hat der eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. in einer aktuellen Studie „Akzeptanzfaktoren des E-Invoicing“ untersucht.
1 Vgl. Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 12. Oktober 2016
2 Bei einem A4-Blatt pro Rechnung mit einem Gewicht von ca. 5 Gramm
